关于如何成为无纸化公司和云会计的提示

张贴者 D&V 会计Services

2014年8月5日,上午11:23:00

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根据一些研究,一个普通的上班族每年将使用大约10,000张复印纸。将其乘以公司拥有的员工数量,看看会给您的钱包造成多少损失。  话虽如此,有些公司选择“无纸化”。无纸化公司将以电子方式存储和传输文档和信息。这样,您可以降低成本,节省时间并提高生产率。 

另外,由于使用更多的纸张意味着砍伐更多的树木,这也将对环境有所帮助。

 

如果您有兴趣使用无纸化方法,请参考以下提示,以帮助您入门:

整理现有文件

在无纸化之前,您的办公室会将文件存储在大量的文件柜中,因此您要做的第一件事是整理这些现有文件,以便您能够整理出需要扫描哪些文件以进行备份。确定哪些文档仍需要归档,而哪些则不需要。 

确定如何备份文件

传统上,通过对文件进行影印,将其放置在正确标记的文件夹中并将其存储在文件柜中来备份文件。如今,许多企业开发了可以通过使用Microsoft Word或其他自定义程序来模仿旧纸系统的电子归档系统。为了备份这些文件,它们会将它们保存在第二个硬盘驱动器,可移动驱动器或Internet和异地位置。无纸化时,请决定要使用哪个系统进行常规和一致的文档备份。

准备团队并设定截止日期

在做出此决定时,也要让您的员工知道这一点。  通常,您的员工会因必须适应机器而受到此更改的影响,因此最好让他们加入。此外,为您希望完全实施此更改的时间设置最后期限,以便您可以轻松遵循有组织的时间表。

机器研究

降低成本是无纸化的优点之一,您可能希望保持这种状态。为了做到这一点,请确保您要购买的设备值得信赖,并且可以在不进行过多维修的情况下真正交付。在开始购买任何东西之前,最好先在机器上进行研究和研究。

耐心一点

请记住,无纸化不是一个通宵的过程。这将涉及逐步进行。

转变为无纸化公司并不一定意味着所有纸张都将被淘汰,因为有些员工更擅长处理纸张(例如,撰写或阅读文档。请确保每个人都知道偶尔在某些情况下可以使用纸张)这意味着更高质量的工作。

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主题: 云解决方案

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